Refund for cancelled bus/coach journey

Has your bus/coach journey been cancelled and have you chosen a refund? Use this sample letter to ask for a refund if the bus/coach company has not yet paid back your ticket price. 

Template letter

<uw naam> 
<adres> 
<postcode en woonplaats> 
<e-mail> 

Aan 

<naam vervoersmaatschappij> 
<adres> 
<postcode en plaats> 

<woonplaats, datum> 

Kenmerk: <boekingsnummer>  

Onderwerp: annulering reis, verzoek tot terugbetaling  

Geachte heer, mevrouw, 
 
Op <datum> zou ik een busreis maken met uw vervoersmaatschappij <naam vervoersmaatschappij> van <plaats van vertrek> naar <plaats van bestemming>. Het referentienummer van mijn reis is <referentienummer>. Deze reis is door u geannuleerd vanwege <benoem hier de reden van annulering>. Om die reden verzoek ik u tot het terugbetalen van de reissom van in totaal <€ bedrag>.  

Passagiersrechten bij annulering reis 
Volgens de Europese Verordening (EG) Nr. 181/2011 (bus- en touringcarpassagiers) heb ik bij een annulering van de reis recht op een terugbetaling van de ticketprijs.  

Verzoek tot terugbetaling 
Ik verzoek u om bovengenoemde reden het totaalbedrag van € <totaalbedrag> binnen de termijn van 14 dagen over te maken naar bankrekening: <IBAN rekeningnummer> t.n.v. <naam rekeninghouder> o.v.v. “terugbetaling ticket <boekingsnummer>”. 

Juridische vervolgstappen 
Als ik binnen de termijn van 14 dagen geen reactie van u ontvang, dien ik een klacht in bij het Europees Consumenten Centrum. Ook zal ik de klacht kenbaar maken bij de handhavende autoriteit Inspectie Leefomgeving en Transport en eventueel gerechtelijke stappen ondernemen.  

Met vriendelijke groet,  

<Naam en handtekening> 

Bijlagen: 

  • Kopie boekingsbevestiging
  • Kopie bankafschrijving
  • Kopie eerdere correspondentie  

  

<your name>
<address>
<postcode and city>
<email>

To

<name company>
<address>
<postcode and city>

<place, date>

Reference: <booking number>

Re: cancellation, request for refund

Dear Sir, Madam,

On <date> I was scheduled to travel by <bus/coach> from <place of departure> to <destination> with your company <name of bus/coach company>. The booking number of my journey is <booking number>. You have cancelled this journey due to <explain why the journey was cancelled>. For this reason, I request you to refund the ticket price, amounting to <€ amount you paid>.
 
Passenger rights in case of cancellation
Pursuant to Regulation (EU) No 181/2011 (bus and coach transport), I am entitled to receive a refund of the ticket price in the event of a cancellation.

Request for refund
I request you to transfer the full amount of € <amount> to my bank account <IBAN account number>, account holder <name account holder> with reference “ticket refund <booking number>” within 14 days.
  
Legal steps
If I do not receive a response within the above-mentioned period of 14 days, I will submit a complaint to the European Consumer Centre. I will also lodge a complaint with the Supervisory Body, the Human Environment and Transport Inspectorate and consider legal action.  

Yours faithfully,  

 <Name and signature> 

Attachments: 

  • Copy of booking confirmation
  • Copy of receipt/payment transaction
  • Copy of previous correspondence, if any