Claim refund after flight cancellation

Has your flight been cancelled within 14 days before departure? Or did you cancel your flight because it was more than 5 hours delayed? Then you are entitled to a replacement flight, or a full refund of the costs of the original flight ticket. Use our sample letter to request the airline to refund the ticket price.

Template letter

<uw naam>
<adres>
<postcode en woonplaats>
<e-mail>

Aan

<naam luchtvaartmaatschappij>
<adres>
<postcode en plaats>

<woonplaats, datum>

Kenmerk: <boekingsnummer>

Onderwerp: vluchtannulering, verzoek tot terugbetaling

Geachte heer, mevrouw,

Op <datum> zou ik vliegen met <naam luchtvaartmaatschappij> van <plaats van vertrek> naar <plaats van bestemming>. Het vluchtnummer is <vluchtnummer>. Deze vlucht is <door u> geannuleerd vanwege <benoem hier de reden van annulering>. Om die reden verzoek ik u tot het terugbetalen van de reissom van in totaal <€ bedrag>.

Passagiersrechten bij annulering vlucht
Volgens de Europese Verordening (EG) Nr. 261/2004 heb ik bij een vluchtannulering recht op een keuze tussen terugbetaling van de ticketprijs of omboeking van de vlucht. Bij terugbetaling dient u de volledige ticketprijs binnen 7 dagen na het annuleren van de vlucht aan mij terug te betalen.

Verzoek tot terugbetaling
Ik verzoek u om bovengenoemde reden het totaalbedrag van € <totaalbedrag> binnen de termijn van 7 dagen over te maken naar bankrekening: <IBAN rekeningnummer> t.n.v. <naam rekeninghouder> o.v.v. “terugbetaling ticket <boekingsnummer>”.

Juridische vervolgstappen
Als ik binnen de termijn van 14 dagen geen reactie van u ontvang, dien ik een klacht in bij het Europees Consumenten Centrum. Ook zal ik de klacht kenbaar maken bij de handhavende autoriteit Inspectie Leefomgeving en Transport en eventueel gerechtelijke stappen ondernemen. 

Met vriendelijke groet,

<Naam en handtekening>

Bijlagen:

  • Kopie boekingsbevestiging
  • Kopie bankafschrijving
  • Kopie eerdere correspondentie

<your name>
<address>
<postcode and place>
<email>

To

<name>
<address>
<postcode and place>

<place, date>

Reference: <booking number>

Subject: flight cancellation – refund request

Dear Sir, Madam,

On <date> I was scheduled to fly from <place of departure> to <place of arrival> with <name airline>. This concerned flight <enter the flight number that is on your ticket>. This flight was cancelled <by your airline> due to <reason of cancellation>. Therefore, I request you to refund the travel sum with the total amount of € <travel sum>.

Passenger rights flight cancellation
According to European Regulation 261/2004, in the event of a flight cancellation, I am entitled to a refund or rebooking of the flight. In the event of a refund, you are obliged to refund the full ticket price within 7 days after the cancellation of the flight.

Request for refund
I herewith request you to remit € <enter the total amount>, within 14 days, to my account number <enter your IBAN account number>, account holder <name account holder> with payment reference ‘Refund after flight cancellation <booking number>’.

Legal actions
If my request does not result in payment of the above-mentioned compensation amount, I will submit my complaint at the European Consumer Centre. I will also make the complaint known to the Human Environment and Transport Inspectorate and take legal actions if necessary.

Yours faithfully, 

<Name and signature>

Attachments:

  • Copy of booking confirmation
  • Copy of bank payment transaction
  • Copy of correspondence (mail/letter announcing the cancellation of the flight)