Privacyverklaring betreffende de IT-tool van het ECC-net

Netwerk van Europese Centra voor de consument (ECC-net)

De IT-tool voor de behandeling van verzoeken door het ECC-net

Deze privacyverklaring zet uiteen hoe de Europese Centra voor de consument (ECC's) die deel uitmaken van het netwerk van Europese Centra voor de consument (ECC-net) omgaan met persoonsgegevens van consumenten die de centra om informatie of om bijstand bij een klacht over of geschil met een handelaar in een andere EU-lidstaat of in Noorwegen of IJsland verzoeken. Hieronder wordt nader ingegaan op de maatregelen ter bescherming van de verzamelde persoonsgegevens.

I. Doel en actoren van het ECC-net

Het ECC-net heeft tot doel het consumentenvertrouwen te vergroten door burgers te adviseren over hun rechten en het voor hen gemakkelijker te maken verhaal te zoeken wanneer zij in het buitenland (grensoverschrijdend) een goed of dienst gekocht hebben. De ECC's verlenen een verscheidenheid van diensten aan de consument, variërend van informatie over hun rechten tot hulp bij grensoverschrijdende klachten en informatie over beschikbare voorzieningen voor geschillenbeslechting. Zij verlenen de Europese consument ook advies over mogelijkheden van alternatieve geschillenbeslechting en bieden hem of haar een gemakkelijke en zaakkundige toegang tot deze procedures in gevallen waar het geschil niet rechtstreeks met de handelaar kon worden opgelost en een mogelijkheid tot alternatieve geschillenbeslechting bestaat.

Om deze diensten aan de consument te kunnen leveren, maakt het ECC-net gebruik van een IT tool, het ECC-Net Case Handling IT tool, om de nodige gegevens te verzamelen en te behandelen. Deze tool wordt door de Europese Commissie beheerd. In dit verband worden ook persoonsgegevens van consumenten verzameld en verwerkt. 
De ECC's verzamelen deze gegevens op grond van actie 10 van de bijlage bij BESLUIT Nr. 1926/2006/EG VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 18 december 2006 tot vaststelling van een communautair actieprogramma op het gebied van consumentenbeleid 
(Besluit nr. 1926/2006/EG) (PB L 404 van30/12/2006).

De verzameling en verwerking van bovengenoemde persoonsgegevens met behulp van de IT tool van het ECC-net vallen onder Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die Verordening nr. 45/2001/EG, en met name artikel 5, onder a) en b).

II. Welke persoonsgegevens worden verzameld, met welk doel en met behulp van welke technische middelen?

A. Identificatiegegevens in de IT-tool van het ECC-net

Het ECC-net verzamelt gegevens aan de hand waarvan personen kunnen worden geïdentificeerd die in hun hoedanigheid van consument om informatie verzoeken of hulp vragen bij een klacht over of geschil met een handelaar in een andere EU-lidstaat of in Noorwegen of IJsland. Het ECC waarmee u contact opneemt, verzamelt alle of sommige van de volgende persoonsgegevens: uw naam, adres, contactgegevens, inclusief telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, geslacht en taal.

Wanneer bewijsmateriaal beschikbaar is, kan ook dit worden verzameld.

B. Technische gegevens

Alle gegevens worden in opdracht van het directoraat generaal Justitie en consumentenzaken van de Europese Commissie door de ECC's in de IT-tool opgeslagen. Deze toepassing wordt gehost op servers in het directoraat generaal Informatica van de Europese Commissie.

Er worden geen persoonsgegevens in cookies of logbestanden van de IT-tool opgeslagen.

III. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie worden deze verstrekt?

Het ECC-net kan alleen een efficiënte dienst leveren als de ECC's over de specifieke feiten, waaronder persoonsgegevens, kunnen beschikken. Alleen de twee ECC's die bij de oplossing van de klacht of het geschil betrokken zijn, namelijk die in het land van de consument en die in het land van de handelaar, hebben toegang tot de persoonsgegevens. Bij een verzoek om informatie heeft alleen het ECC dat de informatie verstrekt toegang. Bovendien zijn de specifieke feiten, inclusief persoonsgegevens, toegankelijk voor de ambtenaar die in het directoraat generaal Justitie en consumentenzaken van de Europese Commissie voor de gegevensverwerking verantwoordelijk is en voor de personeelsleden die onder zijn/haar leiding werken, zodat deze een kwaliteitscontrole van de diensten van het ECC net en hun taken in verband met het beheer van het netwerk en de databank kunnen uitvoeren, waartoe ook het blokkeren/wissen van persoonsgegevens op gemotiveerd verzoek van de consument behoort. Alle verzamelde persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van bovengenoemde taken.

Bij een klacht over of geschil met een handelaar in het buitenland worden uw gegevens in de IT tool van het ECC-net ingevoerd door het ECC waarmee u contact hebt opgenomen. Deze informatie wordt dan via de tool doorgestuurd naar het ECC in het land van de betrokken handelaar. De medewerkers van beide ECC's gebruiken de informatie om u te helpen uw probleem op te lossen, zo nodig door direct contact op te nemen met de handelaar. In dat geval worden uw gegevens naar de handelaar doorgestuurd.

Bij een verzoek om informatie registreert het ECC uw persoonsgegevens in de IT-tool van het ECC-net, zodat uw verzoek kan worden verwerkt. In dat geval wordt geen informatie naar anderen doorgestuurd.

IV. Hoe beschermen en beveiligen wij uw informatie?

Uw informatie wordt opgeslagen in een beveiligd systeem waarvan het beheer is geregeld door de besluiten van de Europese Commissie over veiligheid en de voorschriften die haar voor de gegevensbeveiliging verantwoordelijke directoraat voor dit soort servers en diensten heeft opgesteld. Het systeem is alleen toegankelijk via een gebruikersnaam/wachtwoord en een aanvullende code. Dit is een unieke 12 tekencode die door het systeem voor elk ECC wordt gegenereerd en voor extra beveiliging zorgt. Het systeem werkt als volgt: na de eerste authenticatie met een geldige gebruikersnaam/wachtwoord vraagt de IT-tool de gebruiker een combinatiecode van drie tekens in te voeren die het systeem willekeurig uit de 12-tekencode selecteert. Deze 3-tekencode is elke keer dat toegang tot de toepassing wordt verkregen anders.

V. Hoe kunt u uw gegevens verifiëren, corrigeren of wissen?

Consumenten kunnen hun persoonsgegevens verifiëren en wijzigen. Zij kunnen ook vragen dat hun persoonsgegevens worden geblokkeerd of uit de IT-tool van het ECC-net worden gewist. Verzoeken om gegevens te blokkeren of te wissen worden binnen twee maanden verwerkt en kunnen via onderstaande functionele mailboxen en contactnummers worden ingediend bij het ECC waarmee de betrokkene contact heeft of bij de Europese Commissie:

Europees Consumenten Centrum (Nederland) 
functionele mailbox: info@eccnl.eu 
tel.: 030-2326440 
fax: 030-2342727

onder vermelding van uw naam, dossiernummer en "verzoek tot verificatie, correctie of wissen data op grond van de ECC privacy statement"

Europese Commissie 
Directoraat-generaal Justie en consumentenzaken
functionele mailbox: JUST-E5@ec.europa.eu  
fax: (32) (0)2 292 13 66

VI. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Alle persoonsgegevens blijven in de IT-tool opgeslagen zolang er nog actie vereist is, uiterlijk tot één jaar nadat het dossier is gesloten. Daarna worden alle persoonsgegevens gewist. Informatie over specifieke gevallen kan in anonieme vorm voor statistische doeleinden worden bewaard.

VII. Contactgegevens

Als u vragen of klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens hebt, dient u zich in eerste instantie te richten tot het ECC waarmee u contact hebt gehad. Bij verdere klachten dient u contact op te nemen met de Europese Commissie. De adressen staan vermeld onder punt V.

VIII. Verhaal

Bij geschillen over de verwerking van persoonsgegevens kunt u een klacht indienen bij de Europese toezichthouder voor gegevensbescherming (https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/lang/nl/EDPS).

Europees Consumenten Centrum (Nederland)