Objection unjustified cancellation fees package holiday

Did you cancel your package holiday for safety reasons and do you believe you are being charged cancellation fees unjustly? Let the travel agent/tour operator know you disagree with the ECC template for unjustified cancellation fees.
 

Need help or personal advice?
Our legal experts are glad to provide free assistance if you encounter a problem with an EU seller.

Ask a question

Start mediation

Template letter

<uw naam>

<adres>

<postcode en woonplaats>

<e-mail>

Aan

<naam>

<adres>

<postcode en plaats>

<woonplaats, datum>

Kenmerk: <boekingsnummer>

Onderwerp: onterecht annuleringskosten in rekening gebracht

Geachte heer, mevrouw,

Op <datum> boekte ik bij u een pakketreis. Het gaat om een <kies: vlucht/busreis/boot/ander vervoersmiddel in combinatie met hotel/accommodatie/appartement en/of excursies> in <bestemming>. Op <datum> heb ik u laten weten de reis kosteloos te willen annuleren vanwege <leg uit waarom de reis volgens u niet kon doorgaan, bijvoorbeeld omdat er een inreisverbod is op uw reisdata vanwege COVID-19 of omdat uw vakantiebestemming onveilig is>.

Recht om kosteloos te annuleren

Volgens de wet heb ik het recht om een pakketreis kosteloos annuleren als er sprake is van onvermijdbare en buitengewone omstandigheden die grote gevolgen hebben voor een pakketreis of het vervoer naar de vakantiebestemming. Naar mijn mening valt de reden voor het annuleren van deze pakketreis onder de door de wet vastgestelde criteria voor kosteloze annulering.

Terugvordering annuleringskosten

Ik verzoek u daarom vriendelijk om het bedrag € <annuleringskosten> binnen de termijn van 30 dagen over te maken naar bankrekening: <noteer uw IBAN rekeningnummer> t.n.v. <noteer naam rekeninghouder> o.v.v. “onterecht annuleringskosten in rekening gebracht”. Als u van mening bent dat de annuleringskosten terecht zijn, verzoek ik u om mij binnen de hiervoor genoemde termijn gemotiveerd en gedocumenteerd aan te tonen op grond waarvan u gelijk heeft.

(Juridische) vervolgstappen

Als u niet binnen de gestelde termijn reageert, dien ik een klacht in bij het Europees Consumenten Centrum. Ook meld ik dit dan bij de Nederlandse toezichthouder Autoriteit Consument en Markt. Ik hoop dat het niet zover hoeft te komen.

Met vriendelijke groet,

<Naam en handtekening>

Bijlagen:

  • Kopie boekingsbevestiging
  • Kopie reisovereenkomst
  • Aanvullende informatie ter onderbouwing van uw standpunt

<your name>

<address>

<postal code and place>

<email>

To

<name>

<address>

<postal code and place>

<town/city, date>

Reference: <booking number>

Subject: unjustified cancellation fees

Dear Sir, Madam,

I booked a package holiday through yourselves on <date>. It concerns a <select: flight/coach/cruise/other mode of transport with hotel/accommodation/apartment and/or excursion> to/in <destination>. On <date>, I informed you that I wished to cancel the trip free of charge because of <explain why you believe the trip could not go ahead. For example, because of travel restrictions on your travel dates due to COVID-19, or because your holiday destination is unsafe>.

Right to cancel free of charge

I am legally entitled to cancel a package holiday free of charge if there are unavoidable and exceptional circumstances that have serious consequences for a package holiday or transport to the holiday destination. In my opinion, the reason for cancellation of this package holiday falls within the legal criteria for free cancellations.

Reimbursement of cancellation fees

I would therefore ask that you kindly transfer the sum of € <cancellation fee> to bank account: <insert your IBAN account number> held in the name of <insert name of account holder>, with the reference “unjustified cancellation fees” within 30 days. If you believe the cancellation fees are justified, please provide documentary evidence to support your position by the aforementioned deadline.

Legal action

If you fail to respond within the period stipulated, I will lodge a complaint with the European Consumer Centre. I will also notify the Dutch supervisory body, Autoriteit Consument en Markt (The Netherlands Authority for Consumers and Markets). I trust it will not come to that.

Yours faithfully,

<Name and signature>

Attachments:

  • Copy of booking confirmation
  • Copy of travel contract
  • Additional information to support your position